AMIS^®7 Faktura

Die Fakturierung erfolgt in der Regel automatisch durch Rechnungsläufe basierend auf den vorhandenen Verträgen. Rechnungsausgänge können aber auch auf Grundlage von Vorfällen, wie z.B. EBE-Vorfällen, erzeugt werden.

Für das Forderungsmanagement führen die Rechnungsausgänge automatisch zu einem entsprechenden offenen Posten. Alle weiteren Vorgänge wie Zahlungen oder Mahnungen finden auf Basis der offenen Posten statt und werden diesen zugeordnet.

Der Bereich Faktura ist zuständig für alles, was mit der Rechnungserstellung zu tun hat. Dies ist insbesondere die automatisierte Rechnungserstellung über einen Rechnungslauf und die manuelle Erfassung von Rechnungen, Erstattungen oder die Nacherfassung von Verkaufsdaten. Darüber hinaus können auch CRM-Vorfälle zu Rechnungen führen, wenn für diese eine Gebühr in Rechnung zu stellen ist. Typisches Beispiel hierfür sind EBE-Vorfälle, die eine Rechnung über das erhöhte Beförderungsentgelt erzeugen.
Unabhängig von der konkreten Art oder der Erzeugung, führen alle Rechnungen zu offenen Posten, welche wiederum automatisch in der Nebenbuchhaltung verbucht werden. Die erzeugten offenen Posten stellen die Basis für das Forderungsmanagement dar.

Rechnungslauf

Ein Rechnungslauf erzeugt automatisiert Rechnungsausgänge (Geschäftsvorfälle), beispielsweise für Abonnement- oder Nutzungsverträge. Die Ausführung eines Rechnungslaufes kann manuell durch den Anwender oder automatisiert in definierbaren Zeitintervallen erfolgen.
Ein Rechnungslauf kann parametrisiert werden, sodass z.B. nur bestimmte Verträge oder Kunden berücksichtigt werden. Die Parametrisierung ist sowohl für manuell gestartete, als auch automatisch vom System durchgeführte Rechnungsläufe möglich.
Alle durch den Rechnungslauf erzeugten Rechnungen werden über ein entsprechendes Merkmal dem Rechnungslauf zugeordnet. Dadurch ist jederzeit dokumentiert und einsehbar, wann welche Rechnungen von welchem Rechnungslauf erzeugt wurden.

Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement basiert auf den durch Geschäftsvorfälle erzeugten offenen Posten. Im Folgenden sind die wesentlichen Merkmale des Forderungsmanagements aufgeführt.

Wesentliche Funktionsmerkmale

• Übersicht aller offenen Posten mit allen Details (Kunde, Haupt-/Nebenforderungen, Zahlungen, Forderungsverzichten, Inkasso-Abtretungen, Ausbuchungen).
• Mahnwesen: Mahnlauf; Mahnung auch einzelner offener Posten möglich; frei definierbare Mahnstufen mit durchzuführender Mahnaktion (Erinnerung, Gebühr, Inkasso, Vertragskündigung) für jede Art von Geschäftsvorfall
• Zahlungseingänge: manuelle Erfassung oder Import von Bankkontobuchungen
• Zahlungseingänge können auch automatisch vom System generiert werden, beispielsweise durch einen SEPA-Lastschriftexport oder wenn ein Fahrgast ein EBE direkt bar beim Prüfer bezahlt
• Unterstützung von allen üblichen Zahlungsarten: Bar, EC-Karte, Kreditkarte, Scheck, PayPal, GiroPay, Sofort-Überweisung. Die Zahlungsarten werden in einem Katalog verwaltet und können daher beliebig ergänzt werden.
• Unterstützung von SEPA-Lastschrift und SEPA-Überweisungen.
• Verwaltung von SEPA-Mandaten – dabei werden sowohl Rahmenmandate (vertragsübergreifend), als auch Einzelmandate (pro Vertrag) unterstützt.

Manuelle Erfassung von Geschäftsvorfällen der Faktura

Geschäftsvorfälle können auch manuell im Bereich Faktura erfasst werden. Die Darstellung der vorhandenen Geschäftsvorfälle erfolgt wie üblich in Listen, die beliebig gefiltert und sortiert werden können. Typischerweise werden hier Rechnungen aller Art und Erstattungen erfasst. Darüber hinaus werden hier auch Bestellungen dargestellt, die über einen Online-Shop automatisiert in das System gelangen, jedoch ebenfalls auch manuell erfasst werden können.
Manuell erfasste Geschäftsvorfälle sind als solche gekennzeichnet, sodass diese direkt von automatisiert erstellten Geschäftsvorfällen unterschieden werden können.

Direkter Einzelverkauf

Für den direkten Verkauf am „Point of Sale“ können manuell Rechnungsausgänge erfasst werden. Alternativ oder zusätzlich kann hier natürlich auch ein Import von Verkaufsdaten eines externen Kassensystems erfolgen.

Manuelle Nacherfassung von Verkaufsdaten

Ein weiterer typischer Einsatzbereich für die manuelle Erfassung von Geschäftsvorfällen ist die Nacherfassung von Verkaufsdaten für Vertriebsstellen.
Es können in jeder beliebigen Kombination Einzelverkäufe oder beliebig aggregierte Verkäufe erfasst werden. Für jede Vertriebsstelle, für die eine Nacherfassung durchgeführt werden soll, ist dabei mindestens ein Geschäftsvorfall zu erfassen. Je nach Bedarf und üblicher Vorgehensweise können jedoch natürlich beliebig viele Geschäftsvorfälle dieser Art erfasst werden. Darum müssen nicht alle Verkaufsdaten für eine Vertriebsstelle nacherfasst werden, bevor diese aktiviert werden können. Die Reihenfolge der Erfassung und die Aufteilung auf Geschäftsvorfälle können beliebig erfolgen und haben keinen Einfluss auf das Endergebnis.
Pro Geschäftsvorfall können beliebig viele Positionen für beliebige Artikel erfasst werden. Die Artikelauswahl beschränkt sich auch hier wie im gesamten System nicht nur auf Fahrausweise. Es stehen grundsätzlich alle im System bekannten Artikel zur Verfügung, neben Fahrausweisen also z.B. auch Merchandising-Artikel oder Fahrplanbücher. Es ist jedoch möglich, pro Vertriebsstelle ein verfügbares Artikelsortiment zu definieren, welches bei der Artikelauswahl optional berücksichtigt werden kann. Die Auswahl eines Artikels erfolgt über einen komfortablen Suchdialog. Die Verbuchung erfolgt wie bei allen anderen Geschäftsvorfällen durch die Aktivierung (Wechsel in den Status „Aktiv“). Jedoch muss die Aktivierung grundsätzlich manuell durchgeführt werden – hierdurch teilt der Benutzer dem System mit, dass die Erfassung dieses Geschäftsvorfalles abgeschlossen ist und dieser verbucht werden kann.